Das Auftragseingangsbuch digital führen
Wer Mietwagenverkehr betreibt, führt ein Auftragseingangsbuch — nicht, weil es organisatorisch praktisch wäre, sondern weil das Personenbeförderungsgesetz es verlangt. Bei einer Kontrolle ist es das erste, wonach gefragt wird, und es ist auch das, woran eine Prüfung am schnellsten scheitert: nicht weil Aufträge fehlen, sondern weil das Papierbuch nachträglich ausgefüllt wurde und genau so aussieht.
Auf dieser Seite
- Was das Gesetz tatsächlich verlangt
- Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
- Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
- Papierbuch und digitale Erfassung im Vergleich
- Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
- Was keine Software für Sie erledigen kann
- Eine Zahlungsseite pro Buchung
- Vermietung samt Papierkram
- Woran Sie eine brauchbare digitale Erfassung erkennen
- Ihre Marke, Ihre Domain
- Wie ein Auftrag zur Aufzeichnung wird
- Wie eine Buchung läuft
- Was mit dabei ist
- Fragen an jeden Anbieter
- Häufige Fragen
Das Gesetz schreibt kein Papier vor. Es schreibt eine Aufzeichnung vor — und nennt die elektronische Form ausdrücklich. Diese Seite erklärt, was genau verlangt wird, was der Unterschied zwischen einem nachgeführten Heft und einem System mit Zeitstempeln ist, und welche Fragen Sie einem Anbieter stellen sollten, bevor Sie ihm Ihre Nachweispflicht anvertrauen.
Was das Gesetz tatsächlich verlangt
§ 49 Abs. 4 PBefG regelt den Mietwagenverkehr und enthält drei Sätze, die zusammen die Pflicht ergeben. Der erste bestimmt, woher ein Auftrag kommen darf: „Mit Mietwagen dürfen nur Beförderungsaufträge ausgeführt werden, die am Betriebssitz oder in der Wohnung des Unternehmers eingegangen sind."
Der zweite ist der, um den es hier geht: „Den Eingang des Beförderungsauftrages am Betriebssitz oder in der Wohnung hat der Mietwagenunternehmer buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems) zu erfassen und die Aufzeichnung ein Jahr aufzubewahren." Drei Dinge stehen darin, die in der Praxis gern übersehen werden: erfasst wird der EINGANG des Auftrags — nicht die Fahrt —, die Form ist ausdrücklich wahlweise buchmäßig ODER elektronisch, und die Frist beträgt ein Jahr.
Der dritte ist die Rückkehrpflicht: „Nach Ausführung des Beförderungsauftrags hat der Mietwagen unverzüglich zum Betriebssitz zurückzukehren, es sei denn, er hat vor der Fahrt von seinem Betriebssitz oder der Wohnung oder während der Fahrt einen neuen Beförderungsauftrag erhalten." Sie hängt unmittelbar am Auftragseingang: Ob eine Anschlussfahrt zulässig war, entscheidet sich daran, wann der neue Auftrag eingegangen ist — und das steht, wenn überhaupt, im Auftragseingangsbuch.
Der Klammerzusatz „auch mittels appbasierten Systems" ist der Punkt, an dem sich die Diskussion um Papier erledigt. Der Gesetzgeber hat die elektronische Erfassung nicht bloß geduldet, er hat sie im Wortlaut benannt. Ein sauber geführtes digitales System ist damit keine geduldete Ersatzlösung, sondern die im Gesetz vorgesehene Alternative.
Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
Ein Datensatz enthält Fahrgast, Strecke, Flug, zugewiesenen Fahrer und das Geld — nichts zur Fahrt lebt mehr nur auf einem Handy.
M. Weber · 2 Pers.
FRA T1 → HOTEL JUMEIRAH, FRANKFURT
LH 402 · pünktlich · Business Van
THOMAS S. · Angenommen · vor 4 Min.
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Bezahlt
Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
Website, Widget, WhatsApp, Instagram und Messenger, Telegram, Live-Chat, E-Mail, Telefon und Marktplatz-Partner — alles landet an derselben Stelle.
Papierbuch und digitale Erfassung im Vergleich
Beides ist zulässig. Der Unterschied liegt nicht in der Erlaubnis, sondern in dem, was Sie im Zweifel belegen können.
| Gebundenes Papierbuch | Elektronische Erfassung | |
|---|---|---|
| Zeitpunkt des Eingangs | Handschriftlich eingetragen — also der Zeitpunkt, den jemand aufgeschrieben hat. | Automatischer Zeitstempel in dem Moment, in dem der Auftrag eintrifft. Niemand muss ihn eintragen, niemand kann ihn vergessen. |
| Nachträgliche Vollständigkeit | Ein am Wochenende nachgeführtes Buch ist vollständig — und sieht genau danach aus. Das ist der häufigste Beanstandungsgrund. | Die Einträge entstehen laufend beim Arbeiten. Nachträgliches Ausfüllen entfällt, weil nichts auszufüllen ist. |
| Mehrere Kanäle | Telefon, E-Mail, Website, WhatsApp — alles muss von Hand in dasselbe Buch. | Jeder Kanal schreibt in denselben Datensatz, mit dem Kanal als Feld. Der Eingangsweg ist damit selbst dokumentiert. |
| Auffinden eines Auftrags | Durchblättern, nach Datum. | Suche nach Name, Datum, Fahrzeug oder Fahrer. Bei einer Nachfrage zu einer Fahrt vor acht Monaten ist das der ganze Unterschied. |
| Aufbewahrung ein Jahr | Das Buch muss existieren, lesbar bleiben und auffindbar sein — in einem Büro, das umzieht, und bei einem Fahrzeug, in dem Kaffee steht. | Liegt in der Datenbank, ist gesichert und lässt sich exportieren. Ein verlorenes Endgerät kostet keinen Datensatz. |
| Rückkehrpflicht belegen | Nur über die eingetragenen Uhrzeiten — und damit über die Sorgfalt dessen, der sie eingetragen hat. | Eingangszeit des Folgeauftrags und Zuweisung an den Fahrer stehen mit Zeitstempel im Protokoll. |
Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
Die Strecke wird einmal gemessen und jede Fahrzeugklasse aus Ihren eigenen Sätzen berechnet — kein Kanal kann Sie unterbieten.
Live aus Ihrer eigenen Preistabelle · fest, ohne Überraschungen
Was keine Software für Sie erledigen kann
Es gibt keine amtliche Zulassung für Auftragseingangsbücher und keinen Anbieter, der Ihnen Rechtssicherheit verkaufen kann — wer damit wirbt, verkauft ein Gefühl. Die Pflicht trifft den Unternehmer, nicht das Programm. Was Software leisten kann, ist konkret und überprüfbar: den Eingang jedes Auftrags mit Zeitpunkt und Kanal automatisch festhalten, ihn ein Jahr und länger verfügbar halten und ihn auf Verlangen exportieren. Ob Ihr Betrieb damit insgesamt richtig aufgestellt ist, klären Sie mit Ihrer Genehmigungsbehörde oder Ihrem Rechtsbeistand — und halten Sie jede Anbieteraussage gegen den Gesetzestext, auch diese Seite.
Eine Zahlungsseite pro Buchung
Ihr eigenes Stripe-, PayPal- oder SumUp-Konto, die vollständige Buchungsübersicht auf der Seite und eine § 14-konforme Rechnung dahinter.
Vermietung samt Papierkram
Tagessätze und Staffelrabatte, Freikilometer, Zustand bei Übergabe und Rückgabe — und ein Vertrag, den der Kunde unterschreibt.
Woran Sie eine brauchbare digitale Erfassung erkennen
Ein Auftragseingangsbuch, das nur ein Formular mit einem Datumsfeld ist, verlagert die Handarbeit lediglich auf einen Bildschirm.
Der Eingang wird erfasst, nicht eingetragen
Entscheidend ist, dass der Zeitpunkt entsteht, wenn der Auftrag eintrifft — nicht, wenn jemand dazu kommt, ihn aufzuschreiben. Bei RideDesk trägt jeder Auftrag den Eingangszeitpunkt automatisch, unabhängig davon, wer ihn später bearbeitet.
Alle Eingangswege landen im selben Datensatz
Website-Formular, WhatsApp, Instagram, Telefonnotiz, E-Mail, Partner oder Vermittlungsplattform: Jeder Kanal erzeugt denselben Auftragsdatensatz, und der Kanal steht als Feld daran. Damit ist nicht nur der Eingang dokumentiert, sondern auch, worüber er kam.
Der Auftrag trägt, was zu ihm gehört
Auftraggeber, Abholzeit und -ort, Ziel, vereinbarter Preis, zugewiesener Fahrer und Fahrzeug — alles an einem Datensatz statt über Zettel, Kalender und Chatverlauf verteilt. Wer eine Auskunft geben muss, hat eine Quelle statt drei.
Ein Protokoll, wer wann was geändert hat
Zu jedem Auftrag gibt es eine Aktivitätsspur. Sie existiert für den Alltag — wer hat die Fahrt storniert, wer den Preis geändert — und sie ist zugleich das, was eine spätere Rekonstruktion überhaupt möglich macht.
Weitergegebene Aufträge sind Aufträge
Fahrten, die Sie an einen Subunternehmer geben, sind bei Ihnen eingegangen und gehören in Ihre Erfassung. Die Weitergabe ist ein eigener Vorgang mit Partner und Marge statt einer Nebenabrede im Chat.
Export ohne Rückfrage
Sie müssen Ihre eigenen Aufzeichnungen jederzeit herausbekommen — für die Behörde, für die Steuerberatung, und für den Fall, dass Sie den Anbieter wechseln. Export ist eine Funktion, die Sie selbst bedienen, nicht ein Support-Ticket.
Fahrer ohne App-Installation
Jeder Fahrer öffnet einen privaten Link auf einem beliebigen Telefon — kein App-Store, kein Passwort. Zuweisung und Bestätigung stehen damit im Protokoll, ohne dass ein neuer Fahrer erst eingerichtet werden muss.
Der Preis steht fest, bevor er zugesagt wird
Der Preis wird serverseitig aus Ihrer Preisliste berechnet und am Auftrag gespeichert. Der vereinbarte Preis in der Aufzeichnung ist damit der Preis, den der Kunde genannt bekommen hat.
Ihre Marke, Ihre Domain
Ihre Farben, Ihr Logo und Ihre Absenderadresse auf einem Hostnamen, der Ihnen gehört. Kunden erfahren nie, welche Software Sie nutzen.
Buchungsseite, Panel und E-Mails — 100 % Ihre Marke, nichts von uns
Wie ein Auftrag zur Aufzeichnung wird
Derselbe Ablauf, der die Fahrt organisiert, erzeugt den Nachweis — das ist der eigentliche Vorteil.
- 01
Der Auftrag geht ein
Über welchen Kanal auch immer. Zeitpunkt und Eingangsweg werden in diesem Moment festgehalten, ohne Zutun. Das ist der Eintrag, den § 49 Abs. 4 PBefG meint.
- 02
Er wird bepreist und geprüft
Die Strecke wird gemessen, der Preis aus Ihrer Preisliste berechnet und gespeichert. Stimmen die Angaben, kann der Auftrag automatisch angenommen werden; passt etwas nicht, bleibt er mit Begründung liegen statt still abgelehnt zu werden.
- 03
Fahrer und Fahrzeug werden zugewiesen
Die Zuweisung und die Bestätigung durch den Fahrer stehen mit Zeitstempel im Protokoll — die Angaben, auf die es ankommt, wenn später die Reihenfolge zweier Aufträge zu klären ist.
- 04
Die Fahrt läuft und wird abgerechnet
Zahlung und Rechnung hängen am selben Datensatz. Die Rechnungsnummer kommt aus einer fortlaufenden Folge, nicht aus einer Zählung vorhandener Belege.
- 05
Die Aufzeichnung bleibt
Sie ist durchsuchbar und exportierbar, weit über das gesetzliche Jahr hinaus. Wenn die Nachfrage kommt, ist sie eine Suche und kein Nachmittag im Aktenschrank.
Wie eine Buchung läuft
Ankommen, bepreist werden, Fahrer bekommen, bestätigt und bezahlt werden — derselbe Weg, egal über welchen Kanal.
Organisation anlegen, Preistabelle festlegen, Domain verbinden, Logo und Farbe hinterlegen.
Website anbinden, API einbinden, Marktplatzaufträge weiterleiten oder Aufträge von Hand erfassen.
Freigeben, Fahrer oder Partner zuweisen, Zahlungslink senden — den Rest übernehmen die Automatisierungen.
Was mit dabei ist
Die Funktionen, die aus einer Buchungsliste ein Unternehmen machen, das Sie von einem Bildschirm aus führen.
Integriertes CRM
Jeder Besteller wird zum Kundendatensatz — Historie, Dokumente, Rechnungsdaten, Lebenszeitwert.
Postfach & WhatsApp
Antworten Sie Kunden per E-Mail oder WhatsApp direkt aus der Buchung heraus. Ohne zweite App.
Live-Flugstatus
Flughafenabholungen verfolgen den Flug automatisch — Verspätungen sind sichtbar, bevor der Fahrer losfährt.
Buchbar durch KI-Agenten
Ein MCP-Endpunkt je Mandant lässt KI-Assistenten Angebote holen und buchen — zu Ihren Preisregeln, nie zu ihren.
Analyse vom Angebot zur Buchung
Sehen Sie, was Besucher eingegeben haben, welche Klasse sie wählten und wo sie ausgestiegen sind.
Automatisierungen & Erinnerungen
Bestätigungen, Fahrererinnerungen, Zahlungserinnerungen und die Morgenübersicht — automatisch.
Fragen an jeden Anbieter
Lassen Sie sich die Antworten zeigen statt beschreiben. Jede dieser Fragen dauert in einer Vorführung eine Minute.
Wo genau steht der Eingangszeitpunkt?
Nicht das Fahrtdatum — der Zeitpunkt, zu dem der Auftrag bei Ihnen eingegangen ist. Erstaunlich viele Systeme speichern nur das Datum der Fahrt und können damit die zentrale Angabe nicht liefern.
Lässt sich der Eingangszeitpunkt nachträglich ändern?
Wenn ja: von wem, und steht die Änderung im Protokoll? Eine frei überschreibbare Eingangszeit ohne Spur ist genau die Schwäche, die das Papierbuch schon hat.
Exportieren Sie mir hier zwölf Monate
In der Vorführung, nicht als Zusage. Sie wollen eine echte Datei mit den Angaben als Spalten sehen — das ist zugleich Ihre Auskunft an die Behörde und Ihr Ausweg beim Anbieterwechsel.
Was passiert mit den Daten nach der Kündigung?
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Vertrag. Fragen Sie, wie lange Sie nach dem Ende noch herankommen und mit welcher Frist.
Wie wird ein telefonisch angenommener Auftrag erfasst?
Telefon bleibt der wichtigste Kanal. Wenn die Antwort ist, dass er wie jeder andere Auftrag angelegt wird und den Zeitpunkt der Anlage trägt, ist das richtig — und ehrlich.
Sind weitergegebene Aufträge enthalten?
Ein an einen Subunternehmer gegebener Auftrag ist bei Ihnen eingegangen. Lassen Sie sich zeigen, dass er in der Aufzeichnung steht und der Partner daran vermerkt ist.
Häufige Fragen
Was ist ein Auftragseingangsbuch?
Die Aufzeichnung, in der ein Mietwagenunternehmer festhält, dass und wann ein Beförderungsauftrag am Betriebssitz oder in seiner Wohnung eingegangen ist. Grundlage ist § 49 Abs. 4 PBefG. Aufgezeichnet wird der Eingang des Auftrags — nicht die Durchführung der Fahrt; das ist der Unterschied, den die meisten selbstgebauten Lösungen übersehen.
Darf ich das Auftragseingangsbuch digital führen?
Ja. Der Gesetzestext nennt die elektronische Form ausdrücklich: zu erfassen ist „buchmäßig oder elektronisch (auch mittels appbasierten Systems)". Die digitale Führung ist damit keine Ausnahme und keine Duldung, sondern die im Gesetz vorgesehene Alternative zum gebundenen Buch.
Wie lange muss ich die Aufzeichnung aufbewahren?
Nach § 49 Abs. 4 PBefG ein Jahr. Andere Vorschriften — steuerliche Aufbewahrungsfristen etwa — können längere Zeiträume verlangen und gelten unabhängig davon; die Jahresfrist ist die personenbeförderungsrechtliche Untergrenze, nicht automatisch die längste für Sie geltende Frist.
Was genau muss drinstehen?
Der Wortlaut verlangt die Erfassung des Eingangs des Beförderungsauftrags am Betriebssitz oder in der Wohnung. In der Praxis heißt das mindestens: wann der Auftrag eingegangen ist, worauf er sich bezieht und wer ihn ausführt. Welche Angaben Ihre Genehmigungsbehörde im Einzelnen sehen will, klären Sie dort — die Auslegungen unterscheiden sich, und niemand sollte Ihnen eine bundeseinheitliche Liste verkaufen.
Was hat die Rückkehrpflicht damit zu tun?
Sehr viel. Nach der Ausführung muss der Wagen unverzüglich zum Betriebssitz zurück, „es sei denn, er hat vor der Fahrt … oder während der Fahrt einen neuen Beförderungsauftrag erhalten". Ob die Ausnahme greift, hängt also am Zeitpunkt des Eingangs des Folgeauftrags. Genau dieser Zeitpunkt steht im Auftragseingangsbuch — bei elektronischer Erfassung mit Zeitstempel statt aus der Erinnerung.
Reicht mir nicht mein Kalender oder eine Tabelle?
Rechtlich schreibt das Gesetz keine bestimmte Software vor, eine Tabelle ist also nicht per se unzulässig. Praktisch hat sie dieselbe Schwäche wie das Papierbuch: Der Eingangszeitpunkt ist das, was jemand hineingeschrieben hat, jederzeit überschreibbar und ohne Spur. Der Vorteil einer laufend geführten Erfassung liegt nicht in der Erlaubnis, sondern in der Belegbarkeit.
Gilt das auch für Taxiunternehmen?
Nein, § 49 betrifft den Mietwagenverkehr. Für den Taxiverkehr gelten andere Regeln — unter anderem Betriebs- und Beförderungspflicht sowie der behördlich festgesetzte Tarif — und dort besteht diese besondere Auftragseingangspflicht nicht in dieser Form. Viele Betriebe fahren beides; dann betrifft die Pflicht den Mietwagenteil.
Ist eine bestimmte Software behördlich zugelassen?
Uns ist keine amtliche Zulassung oder Zertifizierung für Auftragseingangsbücher bekannt, und wir behaupten auch keine. Das Gesetz beschreibt eine Pflicht des Unternehmers, keinen Produktstandard. Wer mit „behördlich anerkannt" wirbt, sollte gefragt werden, von welcher Behörde und auf welcher Grundlage.
Wie werden telefonisch angenommene Aufträge erfasst?
Wie jeder andere Auftrag: Sie legen ihn beim Gespräch an, und er trägt den Zeitpunkt dieser Anlage. Das ist der ehrliche Weg — eine Software kann nicht wissen, wann das Telefon geklingelt hat, sondern nur, wann der Auftrag im System entstanden ist. Wichtig ist, dass es unmittelbar geschieht statt gesammelt am Abend.
Was kostet eine digitale Erfassung?
Bei RideDesk ist sie kein eigenes Produkt, sondern fällt beim normalen Arbeiten an: Jeder Auftrag trägt Eingangszeitpunkt, Kanal und Protokoll, auch im dauerhaft kostenlosen Tarif. Ein Auftragseingangsbuch getrennt von der Disposition zu kaufen bedeutet, jeden Auftrag zweimal zu erfassen — und damit genau die Fehlerquelle einzubauen, die Sie loswerden wollten.
Ist das hier eine Rechtsberatung?
Nein. Diese Seite gibt den Gesetzeswortlaut wieder und nennt die Quelle, damit Sie ihn selbst nachlesen können. Verbindlich sind das Gesetz und die Auskunft Ihrer Genehmigungsbehörde; wo diese Seite und Ihre Behörde voneinander abweichen, gilt Ihre Behörde.
Weitere Leitfäden
Mit echten Fahrten ausprobieren
Konto anlegen, ein paar echte Aufträge erfassen und sehen, wie sie durch die Disposition laufen. Zum Ansehen ist keine Kreditkarte nötig.