Rechnungsprogramm für Taxi- und Mietwagenunternehmen
Für die Disposition kauft niemand Software. Gewechselt wird wegen der Rechnungen. Disponieren lässt sich mit Telefon und gutem Gedächtnis; was sich damit nicht erledigen lässt, ist am Monatsende ein sauberer Satz Belege für das Hotel mit vierzig Fahrten, den Firmenkunden mit einer Sammelrechnung und ein Nummernkreis, der einer Prüfung standhält.
Auf dieser Seite
- Warum die Rechnung der Grund für den Systemwechsel ist
- Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
- Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
- Was eine Rechnung richtig machen muss
- Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
- Wie die Geldseite laufen sollte
- Eine Zahlungsseite pro Buchung
- Vermietung samt Papierkram
- Drei Wege abzurechnen — und woran jeder scheitert
- Ihre Marke, Ihre Domain
- Was Sie vor der Entscheidung ausprobieren sollten
- Wie eine Buchung läuft
- Was mit dabei ist
- Ehrlich zu den Rändern
- Häufige Fragen
Die nützliche Frage ist deshalb nicht, ob ein System „Rechnungen kann" — das behaupten alle. Sie lautet: Hängt die Rechnung an der Fahrt, die sie verdient hat? Kommt die Nummer aus einer Folge, die nicht zurückspringen kann? Und bleibt die Papierlage stimmig, wenn storniert oder erstattet wird — oder müssen Sie daran denken?
Warum die Rechnung der Grund für den Systemwechsel ist
Fast alle Betriebe kommen über dieselbe Tür zur Software. Der Fahrbetrieb läuft. Was nicht läuft, ist die Abrechnung: Rechnungen aus Vorlagen, Nummern von Hand, Firmenkunden, die eine Sammelrechnung wollen, und eine Steuerberatung, die Belege nachfordert. Die Suche beginnt als „Rechnungsprogramm" und meint in Wahrheit: ein System, in dem die Geldseite nicht in einer zweiten Tabelle lebt.
Die Fehler sind selten spektakulär. Eine doppelte Nummer, weil zwei Leute am selben Nachmittag Belege erstellt haben. Eine Rechnung an den Fahrgast, obwohl der Arbeitgeber zahlt. Eine stornierte Fahrt, deren Rechnung weiter existiert. Eine Erstattung, die nie auf dem Beleg auftaucht. Jeder für sich harmlos — zusammen der Grund, warum der Monatsabschluss drei Tage dauert.
Der Unterschied zwischen einem System, das das löst, und einem mit einer Rechnungsmaske liegt darin, ob die Rechnung von der Fahrt weiß. Wenn eine erfasste Zahlung den Auftrag aktualisiert, eine Stornierung den Beleg erreicht und die Erstattung auf demselben Datensatz landet, hat „ist das bezahlt?" eine Antwort. Sonst haben Sie einen Belegdrucker gekauft und die Tabelle behalten.
Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
Ein Datensatz enthält Fahrgast, Strecke, Flug, zugewiesenen Fahrer und das Geld — nichts zur Fahrt lebt mehr nur auf einem Handy.
M. Weber · 2 Pers.
FRA T1 → HOTEL JUMEIRAH, FRANKFURT
LH 402 · pünktlich · Business Van
THOMAS S. · Angenommen · vor 4 Min.
€ 89.00
Bezahlt
Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
Website, Widget, WhatsApp, Instagram und Messenger, Telegram, Live-Chat, E-Mail, Telefon und Marktplatz-Partner — alles landet an derselben Stelle.
Was eine Rechnung richtig machen muss
Diese Eigenschaften entscheiden, ob ein Beleg der Steuerberatung und einer Prüfung standhält.
Eine Nummernfolge, die nicht zurückspringt
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Klingt banal, ist der häufigste Defekt: Wer beim Erstellen vorhandene Belege zählt, erzeugt Lücken und Doppelungen, sobald zwei Rechnungen gleichzeitig entstehen. RideDesk vergibt die Nummer atomar aus einer Datenbankfolge und speichert sie am Auftrag — erneutes Senden, Drucken oder Herunterladen vergibt nie eine zweite.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, die fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Diese Felder werden aus Ihren Einstellungen und dem Kundendatensatz gefüllt, nicht getippt.
Der Rechnungsempfänger ist oft nicht der Fahrgast
Hotels, Firmenkunden, Reiseveranstalter und Agenturen buchen für Dritte. Die Rechnungsdaten hängen deshalb am Kundendatensatz — Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. — und gelten für jeden Beleg dieses Kontos, statt bei jeder Fahrt neu erfasst zu werden.
Zahlung am Beleg statt daneben
Eine gehostete Zahlungsseite je Auftrag oder Rechnung, mit der Zusammenfassung darauf. Wird sie beglichen, aktualisiert das den Datensatz: Rechnung, Fahrt und Zahlung sind eine Tatsache und nicht drei.
Stornieren statt löschen
Ein ausgestellter Beleg darf nicht einfach verschwinden. Korrekturen brauchen einen Weg, der das Original sichtbar und die Nummernfolge lückenlos lässt — eine fehlende Nummer ist genau das, wonach in einer Prüfung gefragt wird.
Aus dem Angebot wird die Rechnung
Transferfahrten werden vorher angeboten. Das Angebot ist derselbe Vorgang in einem früheren Zustand — online annehmbar und dann in die Rechnung übernommen — statt eines zweiten Dokuments, das Sie abtippen und dessen Übereinstimmung Sie hoffen.
Ihr Erscheinungsbild auf dem Beleg
Logo, Firmierung, Anschrift, Kontaktdaten und eigene Textblöcke, in der Sprache des Kunden. Die Rechnung ist eines der wenigen Dokumente, das jeder Kunde tatsächlich liest.
Anzahlungen und Teilzahlungen
Anzahlung, Teilzahlung und offener Restbetrag sind in diesem Geschäft normal. Der Beleg zeigt, was gezahlt ist und was aussteht, und der Zahlungslink bucht den Restbetrag ab statt erneut den vollen Betrag.
Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
Die Strecke wird einmal gemessen und jede Fahrzeugklasse aus Ihren eigenen Sätzen berechnet — kein Kanal kann Sie unterbieten.
Live aus Ihrer eigenen Preistabelle · fest, ohne Überraschungen
Wie die Geldseite laufen sollte
Der Ablauf, damit Sie ihn mit Ihrem heutigen vergleichen können.
- 01
Der Auftrag wird angeboten
Aus Ihrer Preisliste berechnet, gespeichert und als etwas versendet, das der Kunde online annehmen kann. Noch wird keine Nummer vergeben — ein Angebot ist keine Rechnung, und es wie eine zu behandeln ist der Weg zu Lücken in der Folge.
- 02
Die Fahrt läuft
Disposition wie immer. An der Geldseite ändert sich nichts, weil die Rechnung nicht aus dem Nichts entsteht, sondern aus diesem Datensatz entstehen wird.
- 03
Die Rechnung wird einmal ausgestellt
Die fortlaufende Nummer wird atomar vergeben und am Auftrag gespeichert. Verkäuferblock, Rechnungsdaten des Kunden und Steueraufschlüsselung kommen aus Einstellungen und Kundendatensatz.
- 04
Sie wird bezahlt oder angemahnt
Zahlungslink, Überweisung oder Bargeld, das ein Fahrer abrechnet. Was immer es ist, es wird am Beleg erfasst, der offene Betrag ist damit eine Tatsache, und eine Erinnerung kann von selbst hinausgehen.
- 05
Etwas ändert sich, die Belege ziehen mit
Eine Stornierung wendet Ihre Bedingungen an, eine Erstattung geht auf die ursprüngliche Zahlung zurück, die Dokumente bilden das ab. Dieser Schritt trennt ein verbundenes System von einem Belegdrucker.
Eine Zahlungsseite pro Buchung
Ihr eigenes Stripe-, PayPal- oder SumUp-Konto, die vollständige Buchungsübersicht auf der Seite und eine § 14-konforme Rechnung dahinter.
Vermietung samt Papierkram
Tagessätze und Staffelrabatte, Freikilometer, Zustand bei Übergabe und Rückgabe — und ein Vertrag, den der Kunde unterschreibt.
Drei Wege abzurechnen — und woran jeder scheitert
Einer davon ist vermutlich Ihr heutiger. Rechts steht der Fehler, der irgendwann den Wechsel erzwingt.
| Wie es funktioniert | Woran es scheitert | |
|---|---|---|
| Word- oder Tabellenvorlagen | Eine gespeicherte Vorlage, je Fahrt ausgefüllt, Nummer von Hand oder aus dem letzten Beleg kopiert. | An der Nummer. Zwei Personen — oder eine in einer vollen Woche — und es gibt eine Doppelung oder eine Lücke, die monatelang niemandem auffällt. |
| Allgemeine Buchhaltungssoftware | Eine ordentliche Buchführung, die korrekte und sauber nummerierte Belege erzeugt. | An der Fahrt. Sie weiß nichts vom Auftrag, also erfasst jemand jede Fahrt erneut — und „ist das bezahlt?" wird in zwei Systemen beantwortet, die sich widersprechen. |
| Dispositionssoftware mit Rechnungsteil | Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, der sie verdient hat, und wird vom System nummeriert. | Nur wenn die Verbindung oberflächlich ist: Bleibt bei einer Stornierung die Rechnung stehen oder erreicht eine Erstattung den Beleg nicht, haben Sie denselben Abgleich mit mehr Schritten. |
Ihre Marke, Ihre Domain
Ihre Farben, Ihr Logo und Ihre Absenderadresse auf einem Hostnamen, der Ihnen gehört. Kunden erfahren nie, welche Software Sie nutzen.
Buchungsseite, Panel und E-Mails — 100 % Ihre Marke, nichts von uns
Was Sie vor der Entscheidung ausprobieren sollten
In der Vorführung, nicht in der Funktionsliste. Jeder Punkt dauert eine Minute und ist aufschlussreich.
Rechnung ausstellen, dann erneut senden
Die Nummer muss identisch sein. Entsteht beim erneuten Senden eine neue, wird die Folge beim Anzeigen erzeugt und wird auseinanderlaufen.
Die Fahrt eines Fahrgastes an eine andere Firma fakturieren
Das ist Hotel- und Firmengeschäft in einem Vorgang. Ist der Fahrgast die einzige mögliche Rechnungspartei, bleibt dieser gesamte Bereich Handarbeit.
Eine Fahrt stornieren, die schon eine Rechnung hat
Sehen Sie zu, was mit dem Beleg passiert. Stilles Löschen ist die falsche Antwort — gar nichts zu tun aber auch.
Eine Kartenzahlung erstatten und den Beleg ansehen
Fragen Sie, wo die Erstattung erscheint und ob sich der offene Betrag ändert. Eine Erstattung, die nur beim Zahlungsanbieter existiert, ist ein Abgleich von Hand.
Anzahlung nehmen, dann den Rest abbuchen
Prüfen Sie, dass der zweite Zahlungslink den Restbetrag fordert und nicht erneut die volle Summe. Daran scheitern mehr Produkte, als man erwartet.
Ein Jahr Rechnungen exportieren
Lassen Sie sich die Datei in der Vorführung geben. Ihre Steuerberatung will sie jährlich, und Sie wollen sie, falls Sie je wechseln.
Wie eine Buchung läuft
Ankommen, bepreist werden, Fahrer bekommen, bestätigt und bezahlt werden — derselbe Weg, egal über welchen Kanal.
Organisation anlegen, Preistabelle festlegen, Domain verbinden, Logo und Farbe hinterlegen.
Website anbinden, API einbinden, Marktplatzaufträge weiterleiten oder Aufträge von Hand erfassen.
Freigeben, Fahrer oder Partner zuweisen, Zahlungslink senden — den Rest übernehmen die Automatisierungen.
Was mit dabei ist
Die Funktionen, die aus einer Buchungsliste ein Unternehmen machen, das Sie von einem Bildschirm aus führen.
Integriertes CRM
Jeder Besteller wird zum Kundendatensatz — Historie, Dokumente, Rechnungsdaten, Lebenszeitwert.
Postfach & WhatsApp
Antworten Sie Kunden per E-Mail oder WhatsApp direkt aus der Buchung heraus. Ohne zweite App.
Live-Flugstatus
Flughafenabholungen verfolgen den Flug automatisch — Verspätungen sind sichtbar, bevor der Fahrer losfährt.
Buchbar durch KI-Agenten
Ein MCP-Endpunkt je Mandant lässt KI-Assistenten Angebote holen und buchen — zu Ihren Preisregeln, nie zu ihren.
Analyse vom Angebot zur Buchung
Sehen Sie, was Besucher eingegeben haben, welche Klasse sie wählten und wo sie ausgestiegen sind.
Automatisierungen & Erinnerungen
Bestätigungen, Fahrererinnerungen, Zahlungserinnerungen und die Morgenübersicht — automatisch.
Ehrlich zu den Rändern
Drei Dinge, bevor Sie von voller Abdeckung ausgehen. Erstens: Fahrzeugvermietungen weisen in RideDesk derzeit keine Umsatzsteuer getrennt aus wie Transferrechnungen — Anschriften, Nummerierung und Summen stehen, die Steueraufteilung fehlt; wenn Vermietung ein wesentlicher Teil Ihres Geschäfts ist, sprechen Sie uns vorher darauf an. Zweitens: Nutzen Sie die gehostete Rechnung eines Zahlungsanbieters, trägt dieses Dokument dessen Nummernkreis und Verkäuferangaben, nicht Ihre — nehmen Sie es für die Zahlung und stellen Sie Ihren eigenen Beleg für die Aufzeichnung aus. Und drittens: Diese Seite gibt Gesetzestexte wieder und nennt die Fundstelle; sie ersetzt keine Steuerberatung, und im Zweifel gilt Ihre Beratung, nicht diese Seite.
Häufige Fragen
Was ist ein Rechnungsprogramm für Taxi- und Mietwagenbetriebe?
Software, die den Beleg aus der Fahrt erzeugt, die ihn verdient hat, statt als getrenntes Dokument, das Sie abtippen. Praktisch heißt das: Auftrag, Angebot, Rechnung und Zahlung sind ein Datensatz — die Nummer wird einmal vergeben und gespeichert, die Rechnungspartei kommt aus dem Kundendatensatz, und eine erfasste Zahlung aktualisiert die Fahrt. Reine Rechnungsprogramme beherrschen den Beleg und wissen nichts von der Fahrt; Dispositionssysteme kennen die Fahrt und behandeln den Beleg manchmal stiefmütterlich.
Warum ist die fortlaufende Rechnungsnummer so wichtig?
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird". Eine Lücke oder Doppelung ist das Erste, wonach eine Prüfung sucht — und sie entsteht leicht: Wer beim Erstellen vorhandene Belege zählt, produziert sie, sobald zwei Rechnungen gleichzeitig entstehen oder eine storniert wird. Die Nummer sollte atomar aus einer Folge kommen, am Datensatz gespeichert und nie neu hergeleitet werden.
Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?
Nach § 14 Abs. 4 UStG unter anderem: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, die fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der Steuersatz und der Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Für Kleinbeträge gelten Erleichterungen; welche für Sie greifen, klärt Ihre Steuerberatung.
Sieben oder neunzehn Prozent — was gilt für meine Fahrten?
Der ermäßigte Satz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG gilt für Personenbeförderungen unter anderem „im Verkehr mit Taxen". Der Mietwagenverkehr ist in der Aufzählung nicht genannt, und genau daran hängt die Frage für die meisten Transfer- und Chauffeurbetriebe, die als Mietwagen und nicht als Taxi unterwegs sind. Das ist eine steuerliche Einordnung Ihres Betriebs, keine Einstellung in einer Software — klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung und hinterlegen Sie dann den Satz, den diese Ihnen nennt. RideDesk rechnet mit dem Satz, den Sie einstellen, und weist ihn getrennt aus.
Kann ich an eine Firma fakturieren, wenn jemand anderes gefahren ist?
Ja, und das ist bei Hotel-, Agentur- und Firmengeschäft der Normalfall. Die Rechnungsdaten liegen am Kundendatensatz — Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. —, sodass jeder Beleg dieses Kontos gleich adressiert ist und eine einzelne Fahrt an eine Partei fakturiert werden kann, die nie im Fahrzeug saß.
Sind Anzahlungen und Teilzahlungen abgebildet?
Ja. Eine Rechnung führt mit, was auf sie gezahlt wurde, zeigt den offenen Betrag, und der Zahlungslink fordert den Restbetrag statt der ursprünglichen Summe. Anzahlung, Teilzahlungen bei größeren Aufträgen und die Schlusszahlung liegen an demselben Beleg.
Was passiert bei Stornierung oder Erstattung?
Die Stornierung wendet die von Ihnen hinterlegten Bedingungen an, sodass eine Gebühr — oder deren Ausbleiben — einer Regel folgt und nicht der Tagesform. Eine Kartenerstattung geht auf die ursprüngliche Zahlung zurück und wird am Auftrag erfasst, mit der Referenz des Zahlungsdienstleisters, soweit dieser sie liefert.
Kann ich Rechnungen aus meiner eigenen Adresse versenden?
Ja, und Sie sollten es. Rechnungen gehen aus Ihrer eigenen Domain mit Ihrem Logo und Ihren Textblöcken hinaus, in der Sprache des Kunden, statt aus der Adresse eines Anbieters. Eine Rechnung von einem Absender, den Ihr Kunde nicht kennt, ist eine Rückfrage, die Sie beantworten müssen.
Ersetzt das meine Steuerberatung oder meine Buchhaltung?
Nein — und seien Sie misstrauisch gegenüber allem, was das behauptet. Das System erzeugt korrekte, nummerierte und exportierbare Belege und sagt Ihnen, was bezahlt ist. Die Bücher führt weiterhin Ihre Steuerberatung; der Punkt ist, dass sie einen sauberen Export bekommt statt eines Schuhkartons und dass Sie keine Parallel-Tabelle mehr pflegen.
Komme ich an alle Rechnungen heran, wenn ich wechsle?
Ja — der Export ist bewusst etwas, das Sie selbst auslösen, und nicht etwas, das Sie beantragen. Fragen Sie das jeden Anbieter, bevor Sie sich binden: Aufbewahrungsfristen laufen weiter, auch wenn Sie längst kein Kunde mehr sind.
Gibt es eine kostenlose Möglichkeit?
Der dauerhaft kostenlose Tarif von RideDesk stellt echte Rechnungen mit korrekter Nummerierung aus, ohne Karte und ohne ablaufende Testphase. Für einen Einzelunternehmer oder einen kleinen Betrieb ist das bereits die ganze Aufgabe.
Weitere Leitfäden
Mit echten Fahrten ausprobieren
Konto anlegen, ein paar echte Aufträge erfassen und sehen, wie sie durch die Disposition laufen. Zum Ansehen ist keine Kreditkarte nötig.