Auf dieser Seite
- Die Einrichtung
- Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
- Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
- Eine Buchung von Anfang bis Ende
- Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
- Eine Zahlungsseite pro Buchung
- Was automatisch läuft und was nicht
- Vermietung samt Papierkram
- Ihre Marke, Ihre Domain
- Der Umstieg von dem, was Sie heute nutzen
- Wie eine Buchung läuft
- Was mit dabei ist
- Nach Schritt zwei dürfen Sie aufhören
- Häufige Fragen
Kurz gesagt: Genug einzurichten, um eine echte Buchung anzunehmen, dauert einen Nachmittag. Alles einzurichten — eigene Domain, eigene Absenderadresse, WhatsApp, Partner — dauert länger, und der Großteil davon sind DNS-Einträge und Wartezeiten auf Freigaben von Meta oder Google, nicht Arbeit im Panel.
Die Einrichtung
Der Reihe nach. Jeder Schritt nützt für sich, Sie können also jederzeit aufhören und haben ein funktionierendes System.
- 1
Konto anlegen und Firmendaten eintragen
Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, Rechnungspräfix und Logo. Das ist die Identität auf jedem Dokument und in jeder E-Mail — einmal sauber gemacht ist besser, als es auf einer Rechnung zu korrigieren, die der Kunde schon hat.
- 2
Preisliste eintragen
Der wichtigste Schritt und der, der sich sofort auszahlt. Fahrzeugklassen, Kilometer- und Stundensätze, Mindestpreise und Festpreise für regelmäßig verkaufte Strecken. Ab hier wird jedes Angebot aus jedem Kanal daraus berechnet.
- 3
Fahrzeuge und Fahrer anlegen
Jeder Fahrer bekommt einen privaten Link zum Weiterschicken — nichts zu installieren, kein Konto anzulegen, was zählt, wenn ein Fahrer am Freitag anfängt.
- 4
Festlegen, wie Buchungen ankommen
Das Buchungs-Widget in die bestehende Website einfügen oder ein Formular auf die API richten. Nehmen Sie eine Testbuchung auf und sehen Sie sie ankommen. Wenn Sie auch WhatsApp oder Instagram wollen, verbinden Sie das jetzt — aber verzögern Sie den Start nicht deswegen.
- 5
Zahlung und Versand einrichten
Stripe, PayPal oder SumUp verbinden, damit Zahlungslinks funktionieren, und die Absenderadresse setzen. Versand über die eigene Domain braucht DNS-Einträge; bis dahin geht E-Mail über eine verifizierte Ersatzadresse hinaus, damit nichts blockiert.
- 6
Entscheiden, was automatisch läuft
Erinnerungen, Morgenübersicht, Zahlungserinnerungen, ob Barbuchungen eine Unterschrift brauchen. Alles ist einzeln schaltbar, und zurückhaltend zu beginnen ist sinnvoll — automatisieren können Sie mehr, sobald Sie dem Ablauf vertrauen.
Der Auftrag, wie ihn Ihre Disposition sieht
Ein Datensatz enthält Fahrgast, Strecke, Flug, zugewiesenen Fahrer und das Geld — nichts zur Fahrt lebt mehr nur auf einem Handy.
Flughafentransfer · heute
M. Weber · 2 Pers.
Frankfurt Airport (FRA) · T1
Hotel Jumeirah, Thurn-und-Taxis-Platz
Thomas S.
Angenommen · vor 4 Min.
Jeder Weg, auf dem Aufträge ankommen
Website, Widget, WhatsApp, Instagram und Messenger, Telegram, Live-Chat, E-Mail, Telefon und Marktplatz-Partner — alles landet an derselben Stelle.
Eine Buchung von Anfang bis Ende
Der Weg eines echten Auftrags. Die als Entscheidung markierten Schritte bleiben bei Ihnen.
- 1
Die Anfrage kommt an und wird bepreist
Aus jedem Kanal. Der Server misst die Strecke einmal, berechnet jede Fahrzeugklasse aus Ihrer Preisliste, wendet Zuschläge oder Frühbucherrabatt an, prüft einen Gutschein und speichert das Ergebnis unter einer Referenz. Der gezeigte Preis ist der Preis, den das System einhält.
- 2
Sie wird geprüft, dann freigegeben
Die Buchung wird gegen das gespeicherte Angebot neu berechnet und gegen Einsatzgebiet und Vorlaufzeit geprüft. Mit aktivierter automatischer Freigabe und bestandenen Prüfungen gibt sie sich selbst frei. Sonst wartet sie als offen mit dem Grund daneben — eine Entscheidung für Sie, nie eine automatische Ablehnung.
- 3
Sie weisen einen Fahrer zu oder geben weiter
Eine Entscheidung. Einen eigenen Fahrer zuweisen oder den Auftrag mit Ihrer Marge an einen freigegebenen Partner geben. Der Fahrer bekommt seinen Link; der Kunde sieht in beiden Fällen nur Ihren Betrieb.
- 4
Der Fahrer bestätigt
Er öffnet den Link und bestätigt oder lehnt ab. Bis er bestätigt, ist die Buchung nicht bestätigt. Diese eine Regel beseitigt den häufigsten Fehler in der Disposition: anzunehmen, eine Nachricht sei gelesen worden.
- 5
Der Kunde erfährt es, einmal
Eine Bestätigung in seiner Sprache, von Ihrer Adresse, mit Fahrer, Fahrzeug und Abholung. Bei Zahlung per Link geht dieser mit; bei Barzahlung können Sie stattdessen eine Unterschrift auf einer Seite verlangen.
- 6
Die Fahrt läuft
Bei Flughafenfahrten wird der Flug verfolgt, sodass die Abholzeit der tatsächlichen Landung entspricht. Erinnerungen gehen an den Kunden und kurz davor an den Fahrer.
- 7
Sie wird abgeschlossen und abgerechnet
Die Rechnung trägt eine echte fortlaufende Nummer, die Zahlung wird der Buchung zugeordnet, und Bargeld beim Fahrer steht auf seinem Saldo, bis es abgerechnet ist. Drei Monate später beantwortet der Datensatz die Frage immer noch.
Preise aus Ihrer Preisliste, serverseitig
Die Strecke wird einmal gemessen und jede Fahrzeugklasse aus Ihren eigenen Sätzen berechnet — kein Kanal kann Sie unterbieten.
Live aus Ihrer eigenen Preistabelle · fest, ohne Überraschungen
Eine Zahlungsseite pro Buchung
Ihr eigenes Stripe-, PayPal- oder SumUp-Konto, die vollständige Buchungsübersicht auf der Seite und eine § 14-konforme Rechnung dahinter.
Was automatisch läuft und was nicht
Die ehrliche Aufteilung. Alles, wo es um Geld, ein Versprechen an den Kunden oder ein Urteil geht, bleibt bewusst beim Menschen.
| Wer erledigt es | Warum | |
|---|---|---|
| Eine Anfrage bepreisen | Automatisch | Ihre Preisliste ist die einzige Eingabe, es gibt nichts abzuwägen. |
| Eine Buchung freigeben | Automatisch, wenn alle Prüfungen bestehen | Eine gescheiterte Prüfung bedeutet, dass etwas wirklich ungewöhnlich ist — genau dann sollte ein Mensch hinsehen. |
| Einen Fahrer zuweisen | Sie | Wer frei ist, wer die Strecke kennt und wem Sie diesen Kunden anvertrauen, ist Ortswissen, das Software nicht hat. |
| Dem Kunden bestätigen | Automatisch, nachdem der Fahrer bestätigt hat | Die Nachricht stimmt erst, wenn sich jemand zum Fahren verpflichtet hat. |
| Zahlungen anmahnen | Automatisch | Wiederkehrend, eindeutig, und niemand macht es gern. |
| Mit Gebühr stornieren | Sie, mit angewendetem Regelwerk | Das System berechnet Stufe und Erstattung; ob Sie die Gebühr nehmen, ist eine Frage der Kundenbeziehung. |
| Auf eine Kundennachricht antworten | Sie, wahlweise mit KI-Entwurf | Der Entwurf spart das Tippen. Das Senden entscheidet ein Mensch. |
| Nachts einen Chat beantworten | Der Bot, falls aktiviert | Er kann über die Quote-Engine eine echte Buchung aufnehmen und übergibt, was er nicht kann. |
Vermietung samt Papierkram
Tagessätze und Staffelrabatte, Freikilometer, Zustand bei Übergabe und Rückgabe — und ein Vertrag, den der Kunde unterschreibt.
4 d
Zeitraum
€ 149/d
Tarif
−10%
Langzeit
Ihre Marke, Ihre Domain
Ihre Farben, Ihr Logo und Ihre Absenderadresse auf einem Hostnamen, der Ihnen gehört. Kunden erfahren nie, welche Software Sie nutzen.
Buchungsseite, Panel und E-Mails — 100 % Ihre Marke, nichts von uns
Der Umstieg von dem, was Sie heute nutzen
Die meisten kommen von Tabelle, Notizbuch und WhatsApp-Gruppe — oder von einem System, das sie überwachsen haben. In beiden Fällen ist die sinnvolle Reihenfolge dieselbe: die Preisliste richtig hinbekommen, neue Buchungen über RideDesk laufen lassen, während alte dort zu Ende gehen, wo sie sind, und die Historie nicht am ersten Tag importieren.
Bestehende Kunden lassen sich importieren oder füllen sich aus Buchungen nach. Beim Umzug von Rechnungen setzen Sie die Startnummer so, dass Ihre bisherige Folge fortgeführt wird, statt bei eins neu zu beginnen — der Zähler darf genau dafür bewusst vorspringen.
Unterschätzt wird meist die eigene Preisliste. Viele Betriebe stellen fest, dass sie nicht ganz das berechnen, was sie dachten, weil die eigentliche Regel in jemandes Kopf lebte. Das ist einen Nachmittag lang unangenehm und danach dauerhaft wertvoll.
Wie eine Buchung läuft
Ankommen, bepreist werden, Fahrer bekommen, bestätigt und bezahlt werden — derselbe Weg, egal über welchen Kanal.
Registrieren und einrichten
Organisation anlegen, Preistabelle festlegen, Domain verbinden, Logo und Farbe hinterlegen.
Überall Buchungen annehmen
Website anbinden, API einbinden, Marktplatzaufträge weiterleiten oder Aufträge von Hand erfassen.
Disponieren und kassieren
Freigeben, Fahrer oder Partner zuweisen, Zahlungslink senden — den Rest übernehmen die Automatisierungen.
Was mit dabei ist
Die Funktionen, die aus einer Buchungsliste ein Unternehmen machen, das Sie von einem Bildschirm aus führen.
Integriertes CRM
Jeder Besteller wird zum Kundendatensatz — Historie, Dokumente, Rechnungsdaten, Lebenszeitwert.
Postfach & WhatsApp
Antworten Sie Kunden per E-Mail oder WhatsApp direkt aus der Buchung heraus. Ohne zweite App.
Live-Flugstatus
Flughafenabholungen verfolgen den Flug automatisch — Verspätungen sind sichtbar, bevor der Fahrer losfährt.
Buchbar durch KI-Agenten
Ein MCP-Endpunkt je Mandant lässt KI-Assistenten Angebote holen und buchen — zu Ihren Preisregeln, nie zu ihren.
Analyse vom Angebot zur Buchung
Sehen Sie, was Besucher eingegeben haben, welche Klasse sie wählten und wo sie ausgestiegen sind.
Automatisierungen & Erinnerungen
Bestätigungen, Fahrererinnerungen, Zahlungserinnerungen und die Morgenübersicht — automatisch.
Nach Schritt zwei dürfen Sie aufhören
Firmendaten plus Preisliste genügen, um eine echte Buchung anzunehmen, zu bepreisen, zu disponieren und abzurechnen. Alles danach — WhatsApp, eigene Domain, Partner, Automatisierung — bringt Reichweite oder spart Tipparbeit, aber nichts davon ist Voraussetzung für den Start.
Häufige Fragen
Wie lange, bis ich eine echte Buchung annehmen kann?
Ein Nachmittag, wenn Ihre Preisliste klar ist. Firmendaten, Fahrzeugklassen und Sätze, ein Fahrer und das Widget auf der Website sind das Minimum, und jeder dieser Schritte nützt auch dann, wenn Sie dort aufhören.
Muss ich meine Website umziehen?
Nein. Das Widget wird in die bestehende Website eingebettet, auch in WordPress, und für Eigenentwicklungen gibt es eine API.
Brauchen meine Fahrer eine Schulung?
Realistisch nein. Sie bekommen einen Link, öffnen ihn auf dem Telefon und sehen ihre Aufträge mit Bestätigen und Ablehnen. Keine App, kein Passwort, kein Konto.
Kann ich bestehende Buchungen und Kunden importieren?
Kunden ja, sie füllen sich außerdem automatisch aus Buchungen nach. Historische Buchungen zu importieren lohnt sich meist nicht: Lassen Sie das alte System seine Aufträge zu Ende führen und starten Sie sauber, sonst verbringen Sie eine Woche mit dem Abgleich von Daten, die Sie nie wieder ansehen.
Was passiert, wenn eine Prüfung an einer Buchung scheitert?
Sie bleibt offen, mit festgehaltenem Grund, und erscheint auf dem Dashboard unter offenen Punkten. Automatisch abgelehnt wird sie nie — eine Abholung außerhalb des Gebiets oder ein ungewöhnlicher Preis ist ein Gespräch, keine Absage.
Kann ich es eine Zeit lang parallel zum heutigen System betreiben?
Ja, und das ist der risikoarme Weg. Richten Sie einen Kanal auf RideDesk, lassen Sie den Rest, wo er ist, und ziehen Sie nach, sobald Sie sich sicher fühlen.
Was, wenn ich bei der Einrichtung etwas falsch mache?
Fast alles ist eine Einstellung, die Sie ändern können, und gelöschte Datensätze landen im Papierkorb statt im Nichts. Bewusst schwer rückgängig zu machen ist allein eine ausgestellte Rechnungsnummer — die wird storniert, nie gelöscht, weil das der Prüfer erwartet.