Software de gestión para taxi y VTC
El software de gestión recoge un servicio venga de donde venga — su web, una llamada, WhatsApp, un intermediario — y lo hace llegar a un conductor con todo lo necesario para completarlo. Todo lo demás que le venda un proveedor depende de que esa única operación funcione con fiabilidad.
En esta página
- Reservas, asignación y facturación son tres cosas distintas
- El servicio, tal como lo ve su central
- Todas las vías por las que llega el trabajo
- Las funciones que cambian una jornada
- Con su tarifario, en el servidor
- Una página de pago por reserva
- Cómo debería avanzar un servicio
- Alquiler, con su documentación
- Su marca, su dominio
- Qué comprobar antes de comprometerse
- Cómo avanza una reserva
- Lo que viene incluido
- La lista de funciones no es el producto
- Preguntas frecuentes
Suena sencillo hasta que se opera. Lo difícil es lo que nunca sale en una demostración: qué ocurre cuando un conductor rechaza a las 23:40, si el precio se comprueba antes de convertirse en un compromiso, si el cliente recibe la misma información que el conductor, y si tres meses después puede responder a «quién pagó qué» sin abrir una hoja de cálculo.
Reservas, asignación y facturación son tres cosas distintas
«Software de taxi» se usa para toda la cadena, pero contiene tres tareas con exigencias diferentes. Las reservas captan el servicio y lo valoran. La asignación lo adjudica a un vehículo y a un conductor. La facturación genera la factura, el cobro y la contabilidad.
Muchos productos destacan en una sola de las tres. Una herramienta nacida de la radioemisora asigna estupendamente vehículos disponibles pero no contempla un presupuesto con fecha de validez. Un módulo de reservas para la web capta bien las solicitudes y no sabe nada de liquidaciones con conductores. Identifique cuál de las tres le consume más tiempo: ahí es donde el sistema debe ser sólido.
En reserva anticipada, traslados a aeropuerto y clientes de empresa, el esfuerzo casi nunca está en la asignación. Está en el presupuesto, la confirmación y la factura.
El servicio, tal como lo ve su central
Una ficha reúne al pasajero, la ruta, el vuelo, el conductor asignado y el dinero: nada del trayecto vive solo en un móvil.
Traslado al aeropuerto · hoy
M. Weber · 2 pax
Frankfurt Airport (FRA) · T1
Hotel Jumeirah, Thurn-und-Taxis-Platz
Thomas S.
Aceptado · hace 4 min
Todas las vías por las que llega el trabajo
Web, widget, WhatsApp, Instagram y Messenger, Telegram, chat en vivo, correo, teléfono y socios de marketplace: todo llega al mismo sitio.
Las funciones que cambian una jornada
Todos los proveedores las anuncian. Esto es lo que significan cuando están bien resueltas.
Un ciclo de estados, no un campo «estado»
Un servicio recorre estados definidos — pendiente, aprobado, conductor asignado, confirmado, completado — con reglas sobre qué transiciones se permiten. Lo decisivo es exigir que el conductor confirme de verdad en lugar de suponer que vio el mensaje. Un estado que alguien teclea es una nota; un estado que el sistema impone es una garantía.
Tarificación en el servidor
El precio se calcula desde su propio tarifario en el servidor, nunca desde lo que envió el formulario: tarifas por kilómetro y por hora según categoría de vehículo, precios cerrados para rutas concretas, recargos por poca antelación o fechas señaladas, todo recalculado y verificado antes de aceptar.
Acceso del conductor sin instalar nada
Los conductores rotan y cada alta es carga administrativa. Un enlace privado por conductor abre sus servicios en cualquier teléfono: sin contraseña, sin aplicación, sin versiones que perseguir. Debe permitir confirmar, rechazar y ver los datos del pasajero y del vuelo.
Estado del vuelo en traslados a aeropuerto
En el aeropuerto es donde el software se paga solo, porque la hora de recogida es una estimación hasta que el avión aterriza. Un sistema que sigue el número de vuelo y muestra la hora real de llegada — con terminal y puerta cuando la fuente los facilita — evita dos horas de espera ante un desvío.
Facturas que aguantan una inspección
Numeración correlativa que nunca retrocede, datos completos de emisor y destinatario, IVA correctamente desglosado, y rectificativa en lugar de borrado. Con la facturación electrónica avanzando hacia la obligatoriedad entre empresas en España, una numeración limpia y datos estructurados dejan de ser una comodidad.
El cobro unido al servicio
Una página de pago por servicio, con tarjeta, transferencia y monedero, y el resumen de la reserva en ella. Lo importante es que un cobro actualice el servicio, para que «¿está pagado?» tenga una respuesta y no una por herramienta.
La subcontratación como flujo normal
Nadie cubre todo con vehículos propios. Pasar un servicio a un colaborador con un margen acordado y saber qué le debe forma parte del negocio: pertenece al sistema, no a una conversación aparte.
Los mensajes que genera el servicio
Confirmación, datos del conductor, enlace de pago, recordatorios y solicitud de reseña, en el idioma del cliente y desde su dirección, no la del proveedor. Hoy cada uno de esos mensajes lo escribe alguien a mano.
Con su tarifario, en el servidor
La ruta se mide una vez y cada categoría se calcula con sus propias tarifas, de modo que ningún canal puede rebajarle el precio.
Tarificado en directo desde su propio tarifario · cerrado, sin sorpresas
Una página de pago por reserva
Su propia cuenta de Stripe, PayPal o SumUp, el resumen completo de la reserva en la página y una factura conforme detrás.
Cómo debería avanzar un servicio
En concreto, porque «automatización del flujo» no significa nada hasta ver la secuencia.
- 1
Llega la solicitud y se valora
El cliente rellena el formulario. El servidor mide la ruta una vez, tarifica cada categoría desde su tarifario, aplica recargos o descuento por reserva anticipada, valida un cupón y guarda el resultado. El precio mostrado es el que el sistema respetará.
- 2
Se comprueba antes de aceptarla
La reserva se recalcula contra el presupuesto guardado. Si las cifras coinciden, la recogida está dentro de su zona y hay antelación suficiente, puede aprobarse sola. Si falla una comprobación queda pendiente con el motivo: una comprobación fallida nunca debe rechazar a un cliente, debe preguntar a una persona.
- 3
Se asigna conductor y este confirma
Usted asigna un conductor o pasa el servicio a un colaborador. El conductor abre su enlace y confirma. Hasta entonces el servicio no está confirmado — de eso se trata, porque un mensaje sin leer no es un compromiso.
- 4
Al cliente se le informa una vez
Una confirmación con conductor, vehículo y recogida, acompañada del enlace de pago si procede. En efectivo, el cliente puede confirmar firmando en una página. En cualquier caso circula una sola versión.
- 5
Se completa y se liquida
El servicio termina, la factura lleva un número real, el cobro queda unido al servicio y el efectivo en manos del conductor figura en su saldo hasta la liquidación. Tres meses después el registro sigue respondiendo a la pregunta.
Alquiler, con su documentación
Tarifas por día y descuentos por duración, kilómetros incluidos, estado en entrega y devolución, y un contrato que el cliente firma.
4 d
Periodo
€ 149/d
Tarifa
−10%
Larga duración
Su marca, su dominio
Sus colores, su logotipo y su dirección de envío, en un dominio que es suyo. El cliente nunca sabrá qué software usa.
Página de reserva, panel y correos — 100 % su marca, nada de la nuestra
Qué comprobar antes de comprometerse
Pregunte esto en la demostración. Las respuestas separan los sistemas diseñados para este trabajo de los que se adaptaron a él.
¿Puede marcharse y llevarse sus datos?
Pregunte en concreto cómo se exportan reservas, clientes y facturas, en qué formato y si puede hacerlo usted sin pedírselo al soporte. Un proveedor que lo ha pensado responde al instante.
¿De quién es la marca en los correos al cliente?
Si la confirmación lleva el nombre del proveedor, cada servicio que vende es publicidad para él. Compruebe si los correos salen de su propio dominio con su logotipo, y cuánto cuesta eso.
¿Qué ocurre cuando un precio está mal?
Un sistema que acepta lo que le mande la web registrará tan tranquilo un traslado al aeropuerto por 12 €. Pregunte si los precios se recalculan en el servidor y qué hace el sistema cuando las cifras no coinciden.
¿La experiencia del conductor es una app?
Instalar aplicaciones cuesta de verdad cuando hay rotación de conductores. Pregunte qué tiene que hacer un conductor nuevo antes de su primer servicio, y cronométrelo.
¿Cómo trata los servicios que subcontrata?
Si la subcontratación no está modelada, seguirá los márgenes en una hoja de cálculo para siempre. Pida ver un servicio traspasado a un socio y el saldo que genera.
¿Cuál es el precio real a su tamaño?
El precio por vehículo y el precio por reserva se comportan de forma muy distinta al crecer. Calcule el coste con su volumen actual y con el doble antes de firmar.
Cómo avanza una reserva
Llega, se tarifica, recibe conductor, se confirma y se cobra: el mismo camino venga del canal que venga.
Regístrese y personalícelo
Cree su empresa, defina su tarifario, conecte su dominio y añada su logotipo y su color.
Reciba reservas por todas partes
Conecte su web, use la API, reenvíe los encargos de plataformas o introdúzcalos a mano.
Asigne y cobre
Apruebe, asigne conductor o colaborador, envíe el enlace de pago y deje que las automatizaciones hagan el resto.
Lo que viene incluido
Las funciones que convierten una lista de servicios en un negocio que se dirige desde una sola pantalla.
CRM integrado
Cada persona que reserva pasa a ser una ficha — historial, documentos, datos de facturación, valor acumulado.
Bandeja de entrada y WhatsApp
Responda a los clientes por correo o WhatsApp desde la propia reserva. Sin otra aplicación.
Estado del vuelo en directo
Las recogidas en aeropuerto siguen el vuelo automáticamente — los retrasos aparecen antes de que salga el conductor.
Reservable por agentes de IA
Un punto MCP por empresa permite a los asistentes de IA pedir presupuesto y reservar — con sus reglas de precio, nunca con las suyas.
Analítica de presupuesto a reserva
Vea qué introdujeron los visitantes, qué categoría eligieron y en qué punto abandonaron.
Automatizaciones y recordatorios
Confirmaciones, avisos al conductor, recordatorios de cobro y el resumen de la mañana — en piloto automático.
La lista de funciones no es el producto
Dos sistemas pueden anunciar los dos gestión, facturación y aplicación de conductor y ser radicalmente distintos de operar. Lo que los separa es si las piezas se conocen entre sí: si registrar un cobro actualiza el servicio, si una cancelación devuelve el dinero a la tarjeta, si el número de factura viene de la misma serie que el mes pasado. Juzgue las costuras, no la lista.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de gestión para taxi y VTC?
Es el sistema que recibe reservas de todos sus canales, las tarifica, las asigna a un conductor o colaborador, informa al cliente, cobra y conserva el registro. Los sistemas antiguos venían de la radioemisora y se centraban en la asignación inmediata; los modernos cubren todo el ciclo de un servicio reservado con antelación, que es donde está la mayor parte del trabajo VTC.
¿En qué se diferencia de un sistema de reservas?
Un sistema de reservas mira hacia el cliente y capta el servicio. La gestión mira hacia su operativa y se ocupa de que se realice. Hoy casi todas las plataformas hacen ambas cosas, pero cada una empezó por un extremo y se nota: las nacidas del lado de las reservas suelen tener herramientas de conductor pobres, y al revés, un formulario de reserva poco cuidado.
¿Merece la pena con solo tres vehículos?
Para la asignación probablemente no: tres vehículos se llevan en la cabeza. Para todo lo que rodea al servicio a menudo sí — presupuestos que no hay que redactar, confirmaciones que salen solas, facturas bien numeradas y enlaces de pago. La mayoría de las empresas pequeñas adoptan software por el papeleo mucho antes de necesitarlo para la central.
¿Cumple con la facturación electrónica obligatoria?
Compruébelo de forma explícita en lugar de darlo por hecho. El avance hacia la facturación electrónica entre empresas exige datos estructurados y remisión por los cauces previstos. Pregunte al proveedor por su calendario, los formatos admitidos y a través de qué plataforma emite: una respuesta vaga también es una respuesta.
¿Gestiona servicios por horas y a disposición?
Debe hacerlo. Los servicios por horas se tarifican con precio hora, kilometraje incluido y una regla clara de exceso, además de la tarificación punto a punto. Un sistema que solo entiende el trayecto de A a B le obligará a calcular a mano la mitad de su actividad.
¿Puedo conservar mi web actual?
Sí. Un formulario de reserva integrable encaja en una web existente, WordPress incluido, y una API documentada cubre los desarrollos a medida. Que le obliguen a pasarse a la plantilla web del proveedor suele indicar que su proceso de reserva no se puede separar de su alojamiento.
¿Y los servicios que llegan de plataformas intermediarias?
Son servicios que ejecutar, no clientes suyos: la plataforma posee al pasajero, le factura y le liquida a usted por separado. Un sistema que entiende la diferencia le dejará asignar y seguir el servicio sin generar correos al cliente, solicitudes de pago ni facturas a nombre de un pasajero que no es suyo.
¿Qué pasa con el RGPD y el encargo de tratamiento?
Necesita un contrato de encargado del tratamiento con cualquier proveedor que trate datos de pasajeros. Pregunte dónde se alojan los datos, qué subencargados intervienen, los plazos de conservación y cómo atender una solicitud de acceso o supresión. Un proveedor que no pueda facilitar ese contrato cuando se lo piden no ha hecho el trabajo.